Regulamin patronatów

REGULAMIN PRZYZNAWANIA PATRONATU HONOROWEGO LUB UCZESTNICTWA PREZYDENTA MIASTA RADOMIA W KOMITECIE HONOROWYM

§1.Zasady obejmowania patronatem honorowym lub uczestnictwa Prezydenta Miasta Radomia w komitecie honorowym

1.    Objęcie patronatu honorowego przez Prezydenta Miasta Radomia lub udział Prezydenta Miasta Radomia w komitecie honorowym są wyróżnieniami honorowymi podkreślającymi szczególny charakter wydarzeń lub przedsięwzięć bezpośrednio związanych z promocją, rozwojem i funkcjonowaniem miasta Radomia.

2.    Patronat honorowy Prezydenta Miasta Radomia lub uczestnictwo Prezydenta Miasta Radomia w komitecie honorowym mogą być przyznane wydarzeniom lub przedsięwzięciom, które mają zasięg, rangę i znaczenie międzynarodowe, ogólnopolskie, ponadregionalne oraz lokalne, a ich realizacja służy promocji lub kreowaniu pozytywnego wizerunku miasta Radomia.

3.    Objęcie przez Prezydenta Miasta Radomia patronatu honorowego lub udział Prezydenta Miasta Radomia w komitecie honorowym nie oznacza deklaracji wsparcia finansowego lub organizacyjnego ze strony Urzędu Miejskiego w Radomiu dla organizatora.

4.    Informacja o przyznaniu przez Prezydenta Miasta Radomia patronatu honorowego lub wyrażeniu zgody przez Prezydenta Miasta Radomia na udział w komitecie honorowym, zamieszczana jest na stronie internetowej: www.radom.pl.

§2. Uprawnieni do wnioskowania o objęcie przez Prezydenta Miasta Radomia patronatu honorowego lub udział Prezydenta Miasta Radomia w komitecie honorowym

1.    Organizator wydarzenia lub przedsięwzięcia występuje z wnioskiem o objęcie przez Prezydenta Miasta Radomia patronatu honorowego lub o zgodę Prezydenta Miasta Radomia na udział w komitecie honorowym. Wniosek stanowi załącznik nr 2 do Zarządzenia w sprawie obejmowania patronatem honorowym przez Prezydenta Miasta Radomia lub udziału w komitecie honorowym.

§3. Procedura obejmowania patronatu honorowego przez Prezydenta Miasta Radomia lub udziału w komitecie honorowym

1.    Organizatorzy zwracają się z wnioskiem do Prezydenta Miasta Radomia o przyznanie patronatu honorowego lub udział Prezydenta Miasta Radomia w komitecie honorowym wydarzenia lub przedsięwzięcia za pośrednictwem Dyrektora Kancelarii Prezydenta Miasta Radomia.

2.    Wnioskodawca jest zobowiązany przedstawić w szczególności:

  1. cel przedsięwzięcia;
  2. proponowaną formę zaangażowania się Prezydenta Miasta Radomia;
  3. szczegółowy program imprezy;
  4. informacje o organizatorze oraz o osobach nim zarządzających;
  5. listę współorganizatorów, partnerów, patronów, sponsorów, członków komitetów honorowych lub organizacyjnych oraz listy innych osób prawnych i fizycznych, których nazwy (nazwiska) lub loga będą publikowane w związku z wydarzeniem;
  6. oświadczenie zapewniające, że w związku z przedsięwzięciem lub wydarzeniem nie będą prowadzone żadne działania o charakterze promocyjnym konkretnych produktów, usług czy firm, w szczególności w takiej formie, która mogłaby sugerować poparcie Prezydenta Miasta Radomia lub Urzędu Miejskiego w Radomiu dla nich;

3.    Wniosek, o którym mowa w § 3.1. dostępny jest w postaci formularza na stronie internetowej www.radom.pl i w Referacie Marketingu Miasta Urzędu Miejskiego w Radomiu (ul. Stefana Żeromskiego 53, pok. 103, I p.).

4.    Wniosek winien być przesłany pocztą na adres: Urząd Miejski w Radomiu, Kancelaria Prezydenta Miasta Radomia, ul.Jana  Kilińskiego 30, 26-600 Radom.

5.    Wniosek o objęcie patronatu honorowego lub udział Prezydenta Miasta Radomia w komitecie honorowym składa się nie później niż na 45 dni przed dniem wydarzenia lub przedsięwzięcia.

6.    Wniosek złożony po tym terminie nie będzie rozpatrywany, za datę przyjęcia wniosku uznaje się datę wpływu wniosku do Kancelaria Prezydenta Miasta Radomia.

7.    Kancelaria Prezydenta Miasta Radomia może odmówić dalszego rozpatrywania wniosku ze względu na niespełnienie przez organizatora wymogów proceduralnych określonych niniejszym regulaminem.

8.    Kancelaria Prezydenta Miasta Radomia rozpatrując wniosek jest zobowiązana ocenić:

  1. czy przedsięwzięcie spełnia wymagania określone w § 2.2. regulaminu;
  2. czy cel przedsięwzięcia uzasadnia zaangażowanie autorytetu Prezydenta Miasta Radomia
  3. w stosunku do przedsięwzięć o charakterze naukowym lub opiniotwórczym przewidywany ich poziom merytoryczny, a w szczególności:

           > planowaną tematykę wystąpień,

          > dobór i kwalifikacje prelegentów oraz zaproszonych gości,

          > rodzaj instytucji wspierających przedsięwzięcia merytorycznie;

  1. zagrożenie, czy przedsięwzięcie jest jawnym lub ukrytym działaniem lobbingowym;
  2. zagrożenie, czy wyróżnienie honorowe Prezydenta Miasta Radomia zostanie wykorzystane w celu promocyjnym produktów lub usług albo w działaniach z zakresu reklamy lub PR.

9.        Kancelaria Prezydenta Miasta Radomia może zwrócić się do organizatora o przekazanie dodatkowych informacji lub udzielenie wyjaśnień, a także przedstawić organizatorowi warunki, po spełnieniu których możliwe byłoby objęcie patronatu honorowego lub udział Prezydenta Miasta Radomia w komitecie honorowym wydarzenia lub przedsięwzięcia.

10.    Referat Marketingu Miasta po zakończeniu rozpatrywania wniosku przedstawia do akceptacji Prezydenta Miasta Radomia rekomendację co do zasadności objęcia patronatu honorowego lub udziału Prezydenta Miasta Radomia w komitecie honorowym wydarzenia lub przedsięwzięcia.

11.    O objęciu (odmowie objęcia) przez Prezydenta Miasta Radomia patronatu honorowego lub udziale (odmowie udziału) Prezydenta Miasta Radomia w komitecie honorowym organizator powiadomiony zostanie w formie pisemnej w terminie do 14 dni od dnia złożenia wniosku.

12.    Odmowa objęcia patronatu honorowego lub udziału Prezydenta Miasta Radomia w komitecie honorowym jest ostateczna. Wnioskodawcy nie przysługuje tryb odwoławczy.

§4. Warunki związane z realizacją patronatu honorowego lub udziałem Prezydenta Miasta Radomia w komitecie honorowym

1.      Organizator wydarzenia lub przedsięwzięcia, nad którym Prezydenta Miasta Radomia objął patronat honorowy lub zgodził się na udział w komitecie honorowym, informuje współorganizatorów i uczestników o przyznanym wyróżnieniu honorowym.

2.      W przypadku objęcia przez Prezydenta Miasta Radomia patronatu honorowego lub zgody Prezydenta Miasta Radomia na udział w komitecie honorowym organizator umieszcza informację o tym we wszystkich materiałach promocyjnych i informacyjnych związanych z realizacją przedmiotowego wydarzenia lub przedsięwzięcia.

3.      Podczas trwania wydarzenia lub przedsięwzięcia, nad którym Prezydenta Miasta Radomia objął patronat honorowy lub uczestniczy w komitecie honorowym, organizator umieszcza w widocznym miejscu znaki promocyjne Urzędu Miejskiego w Radomiu w postaci herbu lub logo miasta Radomia, według wskazań Kancelarii Prezydenta Miasta Radomia.

4.      Objęcie patronatu honorowego lub udział Prezydenta Miasta Radomia w komitecie honorowym wiąże się z obowiązkiem złożenia przez organizatora sprawozdania z przebiegu wydarzenia lub przedsięwzięcia. Sprawozdanie powinno mieć formę informacji opisowej wraz z fotoreportażem.

5.      Sprawozdanie winno być przesłane do Kancelarii Prezydenta Miasta Radomia pocztą na adres: ul. Jana Kilińskiego 30, 26-600 Radom oraz w wersji elektronicznej na adres: promocja@umradom.pl. w ciągu 14 dni od dnia zakończenia wydarzenia lub przedsięwzięcia.

§5. Odebranie patronatu honorowego lub rezygnacja Prezydenta Miasta Radomia z udziału w komitecie honorowym

1.        W szczególnie uzasadnionych przypadkach (niespełnienie wymagań, o których mowa w §4). Prezydent Miasta Radomia może w oparciu o opinię Dyrektora Kancelarii Prezydenta Miasta Radomia odebrać przyznane uprzednio wyróżnienie honorowe. O odebraniu patronatu honorowego lub rezygnacji Prezydenta Miasta Radomia z udziału w komitecie honorowym organizator jest informowany niezwłocznie w formie pisemnej.

2.         Odebranie patronatu honorowego lub rezygnacja Prezydenta Miasta Radomia  z udziału w komitecie honorowym nakłada na organizatora obowiązek bezzwłocznej rezygnacji z używania przyznanego wyróżnienia honorowego.